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浅析确定外包控制形式和程度的方法
发布时间:2022-04-08      来源:轻工标准与质量网      浏览量:141189

本网讯  摘要: 企业外包过程、产品和服务的最终责任在于企业。企业外包业务基本属于企业或做不了、或技不如人、或赶工期、或利润较低的活动,企业外包业务涉及企业管理的各个方面,形式多样。通过笔者实际工作经验,在本文介绍了采用“三步走”的方式将不同外包进行归类管控的方式,不同类别的外包采取不同的控制形式及控制程度。使企业在节约资源的前提下,还能满足质量管理体系的要求。

关键词:质量管理;外包过程;风险思维

(引言)随着科学技术的发展,社会分工不断细化,企业的发展也由原先的大而全向生产专业化、精细化发展。业务外包是企业利用外部优良的专业化资源为企业内部的经营活动服务,通过适宜的管控方式,达到降低风险、节约时间,减少成本,提高效率的一种管理模式。充分体现了专业的人干专业的事,越来越多的业务外包应该是企业经营管理的发展趋势。“闻道有先后、术业有专攻”,企业把核心竞争力的技能掌握在手,同时对那些自己做不了的、技不如人、工期等不了的过程,交给那些专业的企业去完成。让企业专注提高产品核心竞争力,集中精力应对不断变化的外部环境。使企业轻装上阵,保持活力。由于以企业提供的产品质量最终责任属于企业,所以,企业要对确定的外包业务进行质量管控,在质量管理过程中,对外包业务采取什么样的形式和程度去管控,达到满足产品符合性的要求前提下合理的使用企业资源去,成为必须直面的问题。本文就制造企业对外包业务管控的形式和程度方法进行分享。

1 外包的理解

《质量管理体系基础和术语GB/T 19000-2016》中外包(outsource)定义为:安排外部组织承担组织的部分职能或过程[1]。

《质量管理体系要求GB/T 19001-2016》将外部提供的过程、产品和服务作为外包来对待。就是说企业从供方采购的、由关联公司安排的、或将部分工序外委的三大块就是外包[2]。

对外包业务管控过于严格易造成管理资源的浪费,过于松懈易影响到产品质量,如何权衡呢?标准上允许外包管控差异的存在,并可以应用基于风险的思维来确定适当的控制形式和程度[2]。

2 外包的管控

笔者所在的公司属于压力管道制造企业,生产焊接直缝钢管和石油套管。在实际的质量管理工作中,涉及较多的外包过程,比如人员培训,设备安装、养护、维修,仪器检定,材料购买,材料检验,产品包装、倒运、发运等工序。外包的过程、产品和服务的最终责任是企业不能逃离和躲避的责任[3],加上很多时候外包都属于企业的“非专业项”,对外包如何管控就比较重要了。那么在实际的工作中,对于每个外包是否都要“全方位,多角度”的去管控?管控的每个步骤是否都要“留痕”?类似问题也曾经给笔者的质管工作造成一定的困惑。考虑到标准一方面允许外包差异的存在,说明外包管控的形式具有多样性,一方面建议基于风险思维确定,说明外包管控程度需要对外包进行风险识别后再确定。那么如何做到既可保证外包过程符合性,也可以防止组织的过度干预影响到与外包方的互利,同时适当减轻企业的质量管控工作量。一般可按照“三步走”的方式来确定对外包的控制形式和控制程度:

2.1 外包方具有垄断性或权威性

很多时候,对外包方的选择权在企业。但当外包方属于垄断机构或行业权威机构时,企业不仅做不到对外包方进行选择和管控,有时候还要满足外包方提出的相关规定。这样的外包方专业性强,对企业产品风险影响非常小的,企业只需按照外包方要求做好分内工作即可。

如企业选择火车作为运输工具,那么在该过程中,运输这个外包服务就由国家铁路集团有限公司承担,企业的装车方案、最大车载量等必须依据铁路部门制定的相关规定,才能顺利完成货物发运的工作,该“外包”是企业不可选择和管控的;

企业选择计量器具检定校准机构来对使用的计量器具进行检定校准。一般分为两种情况,第一种是选择国家各级市场监督管理局下属的计量鉴定部门、行业权威的检测机构,对于此类外包服务,企业无需管控;第二种是选择相关商业机构进行检定校准,对于此类外包服务,企业应作适当管控,需要检定校准机构提供相关资质证明,来验证该机构是否能满足企业的需求,对相关资料进行保存。

有的上级单位为了降低采购成本,将下属企业的外包方选择权统一管理。由于产品质量的最终责任在生产企业,所以企业需制订必要的相关制度,自行对外包过程、产品和服务进行管控,比如通过到货验收和到验收结果符合性来对供货商进行管控,来确保外包业务的符合性要求。

我们首先对外包方垄断性或权威性进行评定,具有垄断性或权威性的外包方,企业按照以上描述进行管控。对不具有垄断性或权威性的外包方,采取的控制形式和程度见下一步。

2.2 企业不具备对外包的过程、产品和服务管控的资源

对于不具备垄断性和权威性的外包方,首先判断企业是否具备对外包管控的资源。如果企业没有专门的部门和专业的人员,该外包过程、产品和服务就属于企业“盲区”。一般来说,这类外包或是超出企业经营的范畴,或是属于上游或下游企业经营范畴,企业没有能力进行管控。这类外包属于企业外包控制重点。

对于直接关系产品质量的外包,采取制定相应的外包规则、界定外包范围、严格外包方资信审查、规范外包合同文本、明确外包监管责任等方式进行管控[4]。比如顾客将防腐管购买合同直接与钢管制造厂签订,钢管涂敷是专业性强的工序,如果钢管制造厂不具备专业人员,也没有钢管涂敷处置的工序,对此外包过程的控制,钢管制造厂一般是在“大合同”的背景下,与钢管防腐厂签订防腐加工的“小合同”。钢管制造厂要有相关规定,对外包方的生产资质、生产能力、生产检验人员、生产设备、防腐原料采购、执行标准、交货期、现场监管等进行明确规定,在确保外包方能满足要求的前提下,才能顺利签订“小合同”。

与产品质量无直接关系的外包,企业可以将要求体现在相应的文件中,择优选择外包方。比如对于采用汽车运输的服务进行外包,一般可采用招投标的形式,对物流公司进行的公开招标,在招标文件中,对供方在资质、规模、业绩、产品防护保护等方面进行明确规定,使得该外包得到控制[5]。同时对选择的外包方的服务质量符合性进行跟踪记录,可作为再次合作的资料。

对外包不可管控的“盲区”,外包方提供的过程、产品和服务对企业的风险具有不确定性。充分考虑外包方综合业绩(包括盈利状况、业务范围、运营规模等)、生产能力(包括生产设备、生产人员、生产效率等)、服务质量(包括信用历史、产品质量、合作宗旨等)、企业环境(包括文化环境、生产环境等)的情况[6],应视作对外包方基本的审核项。

2.3 企业具备对外包的过程、产品和服务管控的资源

企业具备管控外包过程、产品和服务的专门部门或专业人员,可根据外包对企业提供合格产品能力影响大小来确定外包控制的形式和控制的程度。如果外包对企业是一个比较关键的过程,潜在风险较大,可对外包方在质量管理体系的控制、提供输出结果的控制能力和控制的有效性,以及是否能够稳定持续提供合格产品等方面进行评定和制定管理规定,必要时,还可帮助外包方来满足企业的要求,例如可以采用向供方提供培训等方式,降低由外包产生的产品质量风险[7]。如果外包对企业产品质量提供合格产品能力影响较小或对企业影响可控,那么对外包的管控可以适度宽松一些。

风险较大的外包,除了对外包方评定和制定管理规定外,让具备专业的人员现场监理、对外包结果进行验证等也是很好的方法。比如焊接钢管的卷板纵剪加工工序(将卷板纵向剪裁成符合宽度要求的带钢),剪切面的质量决定着钢管焊缝的质量水平,钢管制造厂可制订包括对外包方资质,生产过程,工艺文件,人员资质,监视测量设备,记录等进行要求的相关制度。同时企业人员也可到现场去检查工艺执行情况,加上入厂检验,就能够保证产品质量。对于设备安装维保、关键物资采购等对企业产品质量影响较大的外包,都可以通过制定相关规定,配合专业人员的工作检查和质量验收的形式对其进行控制。

那些对产品符合性影响程度较小的外包,比如员工一般性的培训业务,由于员工工作能力可以通过年度考评进行掌控的,故企业只需对外包方相关资质提出要求就可以满足要求;再如将一般物料的倒运进行外包,企业一方面可以要求外包方采取适当的防护措施,另一方面可以要求对操作人员进行定期质量意识教育,这样产品质量基本都会得到保证,也没有必要过于严格的管控。

2.4企业对“特殊过程”外包的管控

“特殊过程”是指那些不易或不能经济地验证其输出是否合格的过程,包含焊接、热处理、电镀、涂敷、无损检验等[3]。“特殊过程”造成的问题往往在产品使用后或服务交付后才显现,所以对企业产品质量来说属于高风险,企业对“特殊过程”进行外包,必须严格管控,要关注外包方对“特殊过程”如何管理,例如:是否对过程有识别;特殊过程是否有完整的人机料法环测的控制;是否有特殊过程的验证报告;能否提供完整的过程记录[8]。必要时要对外包的“特殊过程”进行鉴定和确认工作,只有各方面都能够满足需求,才可对“特殊过程”进行外包。

3 总结和建议

1)基于风险的思维,企业对外包要进行充分识别,明确具体控制的形式和程度,外包输出的结果才能满足产品的要求;

2)对外包的管控方式的选择可采用三个步骤:首先对外包业务进行垄断性或权威性判断,如属垄断性或权威性范畴,对于对企业来说,此类外包属低风险,外包过程基本不用管控;如果不属于垄断性或权威性范畴,则要判断企业对外包业务是否具有相应的管控资源,如果不具有管控的资源,根据风险大小考虑通过签订协议合约细则,及监理制度相结合的形式酌情进行管控;如果企业具有对外包管控的资源,一般通过制定有关外包的管理规定,采用查验资质、驻厂监造、到货验收等方式进行管控。对“特殊过程”外包采取工序鉴定较为适宜。

3)在外包的过程中,企业应注意与外包方的沟通,可采取建立诸如双向质量控制机制等方法[9],便于及时发现问题和解决问题,使得生产经营得以顺利进行。实现互惠互利,合作共赢。


参考文献:

[1]全国质量管理和质量保证标准化技术委员会.质量管理体系基础和术语GB/T 19000—2016[S].北京:中国标准出版社,2017.

[2]全国质量管理和质量保证标准化技术委员会.质量管理体系要求GB/T 19001—2016[S].北京:中国标准出版社,2017.

[3]美国石油协会.石油天然气行业制造企业质量管理体系规范:API Spec Q1第九版[S].北京:石油工业标准化研究所内部交流,2014.

[4]薛金龙,蒋巍,李想,廉小彤.基于风险防控的业务外包管理[J].现代商业,2019(17):93-94.

[5]王维虎.一种基于风险思维的外包控制方法研究[J].船舶标准化工程师,2019,52(01):46-49.

[6]邵洲.框架协议采购模式下如何选择供应商[J].中国招标,2021(10):101-103.

[7]梁丰爽,袁硕,朱放.GE-A供应商质量管理做法及启示[J].质量与可靠性,2018(03):53-56.

[8]普金莉.浅谈特殊过程的控制方法.技术与市场2021,28(07):134-134+136.

[9]管世该.供应链环境下的供应商质量管理研究[J].科技创新导报,2020,17(16):181-182.

作者简历:周琳(1971-),女,大学本科,经济师,现从事质量管理工作。